Образец заполнения по т3 совместителей

Инструкция: заполняем штатное расписание на 2020 год

Кто и зачем обязан составить

Штатное расписание (ШР) по форме № Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству, составление — дело добровольное, но, в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ, должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать важные решения по управлению учреждением.

Штатное расписание сотрудников помогает при планировании, так как по нему сразу видно:

  • количество отделов;
  • среднюю численности работников;
  • размер ежемесячного фонда заработной платы;
  • направление деятельности учреждения.

С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. П ри наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1) — штатная единица должна быть занята. Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется только в случаях, если в организации числится один руководитель, люди работают по гражданско-правовым договорам или ИП самостоятельно осуществляет свою деятельность, без привлечения работников.

Кто разрабатывает и утверждает

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Постановление утратило силу, и все документы, утвержденные им, перешли из обязательных в разряд рекомендаций, штатное расписание составляется по этой форме. Но работодатель вправе изменять формат с учетом потребностей организации. Неизменным остается содержание:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • число единиц в штате;
  • размеры должностных окладов;
  • размер месячного фонда заработной платы.

Разработать ШР вправе любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы. В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Необходимо определить трудозатраты по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации. Эти действия желательно произвести при создании юридического лица. Хотя ничто не мешает сделать это в любой момент.

При составлении необходимо обратиться к следующим нормам трудового законодательства и локальным актам работодателя:

  • устав;
  • структура предприятия (если есть);
  • учетная политика;
  • профстандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • иные нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Разработанная форма штатного расписания утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. В верхнем грифе указывают реквизиты соответствующего приказа, заверяется все подписью руководителя.

Как заполнять: пошаговая инструкция

Форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия, оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2020 год по инструкции:

Шаг 1. Указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер. П ереходим к заполнению разделов.

Шаг 2. В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, затем по отделам всех остальных: финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, экономический отдел, за ними производство (цехи, участки и т. д.).

Шаг 3. Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Шаг 4. Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Шаг 5. Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

Шаг 6. В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

Шаг 7. В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

Шаг 8. 9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5-8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.

Шаг 9. В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Вот так выглядит образец, как правильно составить штатное расписание на 2020 год.

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в штатное расписание они не вносятся (ст. 11 ТК РФ). Но иногда к ним относят работников по трудовому договору, которые выполняют конкретный вид работы. Е сли приказ на включение этой работы в ШР отсутствует, возникает ситуация, что должности нет, а работник есть. А это неправильно. Кроме того, название указанных в ШР должностей должно соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

Как вносить изменения

Срока действия документ не имеет. Когда он уже утвержден, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это разрешается хоть каждый месяц. Некоторые организации ежегодно переутверждают штатное расписание — это удобнее и проще, чем искать в куче изменений более ранних годов.

Бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. При такой ситуации становится очевидной необходимость утверждения нового штатного расписания.

Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые приводят к изменению штатного расписания: сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменениям в организационной или технологической сферах (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового документа

Как вносятся изменения? Все изменения производятся на основании приказа. Вносятся поправки в случаях:

  • исключения вакансий в связи с оргизменениями в работе фирмы;
  • появления новых единиц при расширении штата;
  • сокращения численности или штата работников;
  • увеличения или уменьшения окладов;
  • изменения названий подразделений, структурных единиц и т. д.

Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая требуется документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания при сокращении численности.Тогда ШР нельзя изменять ранее чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников. А вот при изменениях вакантных мест срок разрешено не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст. 74 ТК РФ, то есть условия трудового договора меняют по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Обязательно соблюдайте двухмесячный срок.

Вот так выглядит приказ на утверждение расписания.

Форма Т-3 (штатное расписание): порядок заполнения и образец

Штатное расписание — документ, без которого предприятию нельзя нанимать людей на работу. Составлять его нужно внимательно и лишний раз не экспериментировать — чтобы избежать штрафов. Унифицированная форма документа Т-3 позволяет корректно отразить необходимые сведения.

Штатное расписание: что представляет собой и обязательно ли?

Штатное расписание — соответствующий смыслу статьи 8 ТК РФ локальный нормативный акт, в котором работодатель отражает сведения:

  • о внутренней структуре (подразделениях);
  • о должностях (специальностях, профессиях) работников;
  • о штатных единицах (количестве конкретных разновидностей должностей);
  • о заработной плате (схемах ее начисления) на каждой должности.

Вводится расписание, как и любой локальный норматив, отдельным приказом директора.

Составление штатного расписания напрямую предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Кроме того, в Кодексе сказано, что:

  • в соответствии со ст. 15 трудовые отношения предусматривают выполнение работником за плату трудовой функции (по определенной должности — которая в том числе может быть предусмотрена штатным расписанием);
  • в соответствии со ст. 57 сведения о трудовой функции подлежат обязательному раскрытию в трудовом договоре.

Таким образом, штатное расписание — это способ документирования трудовой функции. Ее содержание будет соответствовать должности, присутствующей в расписании.

По мнению Роструда, работника в принципе нельзя брать на должности, которых нет в штатном расписании (Письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). При отсутствии штатного расписания Трудинспекция будет иметь основания для применения к работодателю штрафных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ.

Не следует путать штатное расписание со штатной расстановкой — документом, где приводятся ФИО специалистов, что занимают должности, предусмотренные расписанием.

При этом, очевидно, оба документа будут дополнять друг друга. Для сведения к минимуму вероятности появления претензий от Трудинспекции работодателю следует иметь и тот и другой.

Форма для штатного расписания в 2019 году

Общераспространено составление штатного расписание по унифицированной форме Т-3, введенной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При необходимости в нее могут быть внесены любые изменения — отдельным приказом руководителя.

Так, многие фирмы дополняют унифицированную форму разделами, где приводятся сведения о конкретных видах работ, на которые нанимаются работники — в случае, если фактическое содержание работы не соответствует должности по существу (если такое несоответствие имеет место, то Трудинспекция может обратить на это пристальное внимание).

Скачать актуальный бланк формы Т-3 в 2019 году.

Штатное расписание по унифицированной форме Т-3: образец 2019

Особых сложностей в заполнении штатного расписания по форма Т-3 возникать не должно. Однако, кадровому работнику полезно знать о следующих нюансах работы с документом:

  • В поле «Номер документа» показывается «редакция» штатного расписания. Если она — самая первая, то ей будет соответствовать номер 1. При любой последующей корректировке (обновлении) документа номер увеличивается.
  • В графе «Количество штатных единиц» показывается, сколько «полных ставок» привязано к должности. В общем случае проставляется цифра 1 — соответствующая нормальной полной ставке. Напротив должности на половине ставки или той, по которой предполагается наем человека по совместительству, проставляется 0,5.
  • В поле «Должность» наименования позиций желательно приводить без сокращений: к примеру, писать «заместитель генерального директора по административно-хозяйственной части», а не «зам. директора по АХЧ».
  • Если при занятии той или иной должности работник приобретает — сразу или со временем — права на ту или иную установленную законом льготу (например, в виде досрочного выхода на пенсию при работе на вредных производствах), то наименование должности следует приводить так, как оно отражено в каком-либо из официальных классификаторов. Например — классификаторе профессий (ОК 016-94) или занятий (ОК 010-2014).
  • Если по должности предусмотрена чистая сдельная оплата труда (и нет возможности, таким образом, указать размер оклада и надбавок), то: в графе «Тарифная ставка» пишется максимальная сумма выплаты при выработке 100% от установленного норматива; в графе «Примечания» указывается, что условие получения указанной выплаты — выполнение соответствующего норматива (и приводится ссылка на этот норматив).
  • Размеры окладов по одинаковым должностям (одинаковым видам работ) в штатном расписании должны быть равными. Так считает Роструд (Письмо от 27.04.2011 № 1111-6-1) и, вероятно, так будет считать Трудинспекция при проверке.
  • В графе «Надбавки» указываются в том числе и те, что полагаются работнику по закону — независимо от воли работодателя. Типичный пример такой надбавки — та, что назначается за работу на Крайнем Севере. При этом в рассматриваемой графе северная надбавка может быть отражена только та, что начисляется на чистый оклад. Но это как раз редкий случай, поскольку зарплата на большинстве предприятий состоит еще из премиальной части.

Показывать точный размер северной надбавки по «комбинированной» зарплате в форме Т-3 нельзя. Но можно и нужно — в графе «Примечание» напротив должности сделать отсылку на локальный норматив, устанавливающий порядок назначения северной надбавки (например, на Положение о надбавках).

  • Если по должности установлена почасовая система оплаты труда, никакие сведения в графах, имеющих отношение к начислению зарплаты, не отражаются. Но в той же графе «Примечание» указывается ссылка на локальный норматив, регулирующий оплату труда на предприятии (и устанавливающий, таким образом, почасовую оплату на соответствующей должности). Например — Положение об оплате труда.
  • Графу «Всего в месяц» можно не заполнять, если точный размер зарплаты зависит от фактической выработки (и иных непостоянных величин). Но, опять же, в графе «Примечание» в соответствующей строке следует привести ссылку на локальный норматив, устанавливающий критерии точного расчета зарплаты (например, того же Положения об оплате труда).

По существу, есть универсальное правило в заполнении формы Т-3: есть сомнения — пользуйся «Примечаниями».

Если непонятно, каким образом отражать оплату труда по должности, фиксируемой в штатном расписании, лучше ничего не указывать в самой форме — ограничившись приведением в «Примечаниях» ссылки на локальный норматив, в котором уже будут содержаться необходимые разъяснения.

Скачать образец заполнения формы Т-3 в 2019 году.

Отметим также, что при включении в расписание какой-либо должности, на которую человека планируется нанять позднее, необходимо (пока вакансия не закрыта) ежемесячно уведомлять о ее наличии местную Службу занятости (п. 3 ст. 25 Закона «О занятости» от 19.04.1991 № 1032-1).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4, вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

  • для ознакомления с записями в трудовой книжке;
  • для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

  • за достоверность сведений при приеме на работу;
  • при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
  • при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.

Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:

  • читает и переводит со словарем;
  • читает и может объясняться;
  • владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

  • в аппарате Совета Обороны РФ;
  • в Администрации Президента РФ;
  • в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

  • никогда не был(а) в браке;
  • брак зарегистрирован;
  • брак не зарегистрирован;
  • вдовец или вдова;
  • разведен(а) официально;
  • разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже.

Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:

  • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
  • либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

  • А (годные к военной службе);
  • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годные к военной службе);
  • Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

  • есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
  • работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

  • А (годные к военной службе);
  • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годные к военной службе);
  • Г (временно не годные к военной службе);
  • Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

  • ежегодных;
  • учебных;
  • без сохранения заработной платы;
  • дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Штатная расстановка: образец заполнения

Статьи по теме

Расскажем, как без ошибок составить документ. В статье вы найдете бланк и образец, который можно сразу использовать в работе.

Скачайте документ по теме:

Как заполнять штатную расстановку: образец

Штатная расстановка помогает отследить вакантные должности, определить потребность компании в дополнительных специалистах, обеспечивает возможность заполнить штатные единицы имеющимися в организации кадрами, принять новых сотрудников, в том числе и совместителей. Это важно для организаций, в которых высокая текучесть кадров.

Штатная расстановка (по-другому штатное замещение или штатный список) содержит следующие виды информации:

  1. Какие конкретно единицы заняты в штатном расписании.
  2. Ф. И. О. работающих сотрудников.
  3. Их табельные номера.
  4. Условия оплаты труда.
  5. Перечень других данных.

К перечню других данных относятся сведения о стаже работы, а также иных характеристик работающих сотрудников, например, инвалид, несовершеннолетний, работающий пенсионер, совместитель и так далее. Штатная расстановка не относится к документам, которые нужно в обязательном порядке вести в кадровой службе. Однако на практике такой документ применяют достаточно часто, так как в случае необходимости он позволяет быстро сориентироваться, восстановить конкретные условия труда всех сотрудников, работающих в компании.

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Заполнение документа поручают кадровику, или назначают ответственного сотрудника, который будет этим заниматься. Штатная расстановка: образец не имеет унифицированной формы. Список чаще всего оформляют на унифицированном бланке штатного расписания по форме № Т-3, утвержденного Постановлением Госкомстата.

В таблицу, предназначенную для заполнения штатного списка, по каждой должности заполняют соответствующие графы.

Штатная расстановка сотрудников может содержать:

  • наименования отделов или структурных подразделений, к которым относится соответствующая должность;
  • название штатной должности (или специальности, профессии) с внесением сведений об уровне квалификации (или о разряде, о классе, о категории);
  • данные работника, который занимает соответствующую должность;
  • общее количество утвержденных штатных единиц по должности;
  • сведения о тарифной ставке (или окладе);
  • размер доплат или надбавок, если они начисляются к тарифной ставке;
  • общую сумму заработной платы, которую рассчитывают методами сложения соответствующих значений из граф, непосредственно касающихся оплаты труда.

Таким образом, штатная расстановка: образец заполнения по унифицированной форме штатки может содержать дополнительные графы или столбцы с указанием Ф.И.О. сотрудника для внесения дополнительной информации.

Необходимо учитывать, что работодатель вправе самостоятельно устанавливать, оформлять ему или нет штатную расстановку. Для заполнения можно применять бумажные, электронные носители информации.

Образец штатной расстановки

? Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как составить штатную расстановку . Из статьи вы узнаете о порядке и способах заполнения документа, о том, какую форму использовать, каким способом внести изменения в случае необходимости.

Штатная расстановка: сроки хранения

Если в организации принято решение вести штатную расстановку, необходимо учитывать пункт 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, в котором указан срок хранения документа (приказ Минкультуры России от 25.08.2010№558). Закон обязывает хранить штатную расстановку 75 лет.

Штатная расстановка: бланк excel (скачать) чаще всего на практике применяется в организациях. Список обычно ведут в электронном виде без утверждения, распечатки и подписания руководителем. Срок хранения таких электронных кадровых документов не регламентирован законодательством.

Как составить штатную расстановку сотрудников

Унифицированной формы штатной расстановки на законодательном уровне нет. Это значит, что составляют документ работодатель вправе в произвольной форме. За основу можно взять бланк штатного расписания унифицированной формы №Т-3, который утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под №1. Форму рационально дополнить соответствующими графами и/или столбцами.

Если в организации изменилась фактическая ситуация, например, определенные вакансии закрыты, открыты, появились новые специалисты, произошли какие-то кадровые передвижения — увольнения, сокращения, переводы, в список вносят необходимые изменения.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки

Рассмотрим, чем отличается штатная расстановка от штатного расписания. Штатное расписание является документом обезличенным. В нем не указывают конкретных сотрудников, не вносят сведения по каждому работнику, а только вписывают определенное количество должностей в компании. В штатное расписание включают все должности и единицы сотрудников, которые работают по трудовым договорам, вакансии, которые предстоит закрыть в самое ближайшее время.

Штатная расстановка отражает данные сотрудника, занимающего конкретную должность, а также содержит специальную информацию по конкретному работнику.

Штатная расстановка помогает отследить вакантные должности, определить потребность компании в дополнительных специалистах, обеспечивает возможность заполнить штатные единицы имеющимися в организации кадрами, принять новых сотрудников, в том числе и совместителей.

Штатная расстановка отражает данные сотрудника, занимающего конкретную должность, а также содержит специальную информацию по конкретному работнику.

Альтернативы для пяти вредных привычек кадровика, как обрести счастье на работе, кадровые нарушения за которые накажут по уголовной статье и многое другое. Читайте об этом в свежем номере журнала.

Ссылка на основную публикацию