Недостача в кассе

Недостача в кассе: что делать работодателю и работнику, ответственность, взыскание

Недостача в кассе

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
  • В ходе аудиторской проверки;
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
  • Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица.

Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни.

Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

  • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
  • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
  • Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
  • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
  • В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений

Скачать образец заполненного акта по недостаче

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей;
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

  • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
  • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Источник: https://glavny-yurist.ru/nedostacha-denezhnyh-sredstv-v-kasse-chto-delat.html

Недостача денежных средств в кассе: что делать, как оформить и провести

Недостача в кассе

Виновность кассира при недостатках может быть обсуждаема, но для бухучёта важны скупые цифры, проводящие средства. Рассматриваются три возможности проводки.

Работник возместил недостаток. Сумма проводится по статье «Прочие расходы» за отчётный период, который был признан таковым судом или должником:

  • дебет 94, кредит 50 — недостаток и потеря ценностей;
  • дебет 73-2, кредит 94 — отнесение суммы ущерба на виновное лицо;
  • дебет 70, кредит 73-2 — удержание средств с заработной платы работника.

Порядок взыскания недостачи

  1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
  2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
  3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.

  4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
  5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

  • стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
  • другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы?
Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.
Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей.

В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение.

Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Возможные взыскания

Следует отметить, что у работника может взиматься не более 20% от размера месячного оклада.

Больший размер компенсационных выплат (возмещающих убытки владельцам магазина) устанавливается в судебном порядке (138-я статья ТК).

При этом размеры материальной ответственности не могут превышать размеров должностного оклада (248-я статья ТК). Исключение — выплаты, установленные судебным решением.

Если речь идёт о коллективном договоре, в этом случае тоже учитываются свои особенности:

  • Выплаты для каждого работника не могут быть одинаковыми, они начисляются в пропорциональном размере (например, кто-то был в отпуске или в больнице, и по этой причине не должен отвечать за недостачу; а для новых сотрудников выплаты начисляются в пропорции к отработанным дням).
  • Если подписан договор о возложении материальной ответственности на определённых лиц, они должны присутствовать на проводимой ревизии. При обнаружении недостачи с таких лиц берутся объяснительные записки. После чего издаётся соответствующий приказ на удержание определённой суммы с размеров месячного оклада.

Как было сказано выше, такие отчисления в пользу работодателя не должны превышать 20%. То есть, руководство магазина может взимать компенсацию только с материально ответственных лиц и только в размерах, установленных трудовым законодательством.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста,
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании,
  • В ходе аудиторской проверки,
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира.

    Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком.

    Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

  2. ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  3. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  4. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  5. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
      кража – тайное присвоение чужого;
  6. мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
  7. растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
  8. присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Источник: https://OrenRabota56.ru/dokumentaciya/prichiny-nedostachi-v-kasse.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.