Направление дистанционного работника в головной офис: командировка или нет

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 9 июня 2017 г. № 14-2/ООГ-4733 Об определении поездки дистанционного работника в головной офис организации в качестве командировки

Вопрос: Является ли поездка дистанционного работника в головной офис организации командировкой, если он направлен туда для выполнения служебного поручения по распоряжению работодателя? Обязательно ли при этом условие — нахождение офиса в другом регионе?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В соответствии со статьей 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

В соответствии с частью 1 статьи 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно абзацу 2 пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

С учетом изложенного полагаем, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (абзацы 4, 5 пункта XX Положения).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

Обзор документа

Минтруд России указал, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с ТК РФ.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Порядок оформления командировки дистанционному работнику

С появлением компьютера некоторые специалисты получили возможность работать дистанционно. Это условие работы обычно фиксируется в трудовом договоре. Дистанционных сотрудников можно отправлять в командировки. Однако делать это нужно правильно.

Законодательное обоснование

Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:

  • Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
  • Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
  • Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
  • Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
  • Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.

Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.

Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку

Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:

  • С сотрудником заключено трудовое соглашение.
  • Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
  • Цель командировки – исполнение задания работодателя.
  • Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.

Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.

Запрещается отправлять в командировку этих работников:

  • Беременные (статья 259 ТК РФ).
  • Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
  • Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).

Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:

  • Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
  • Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.

От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.

Особенности оформления командировки

Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот. В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.

Документальное сопровождение

Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:

  • Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
  • Удостоверение по форме Т-10.
  • Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
  • Отчет об исполнении задания.

Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.

Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.

К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.

ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок. Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.

Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.

Дополнительные особенности

Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.

Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.

Возмещение расходов

В статье 167 ТК РФ указано, какие именно траты обязан возместить работодатель:

  • На проезд.
  • На аренду жилья.
  • Суточные.
  • Прочие издержки, предусмотренные внутренними актами.

Размер суточных составляет до 700 рублей в день. Это та сумма, трата которой не требует подтверждения. Если это выезд в другую страну, то компенсировать также требуется визовые и консульские сборы, траты на оформление загранпаспорта.

К СВЕДЕНИЮ! Руководитель фирмы может увеличить сумму суточных. Для этого нужно внести соответствующий пункт в локальные акты. Деньги, выплачиваемые сверх 700 рублей, облагаются НДФЛ.

Командировочные выдаются на основании заявления сотрудника. Соответствующее положение содержится в письме Минфина №03-11-11/42288. Назначение платежа – это деньги под отчет.

Рассмотрим дополнительные особенности выдачи денег:

  • Если дистанционный работник ежедневно возвращается в город, в котором он обычно работает, командировочные начисляться не будут. Однако он может получить компенсацию своих трат. Для этого собирается документальное подтверждение трат на транспорт и прочее. Расходы возмещаются по окончании поездки.
  • Перед поездкой выдается аванс. Он переводится, как правило, на зарплатную карту.
  • Все документы, подтверждающие расходы сотрудника, предоставляются не позднее 15 дней после поездки.
  • Если командировочный будет ездить на служебном транспорте, ему также выплачиваются компенсации на бензин. При этом нужно соблюдать установленные лимиты: 1 200 рублей в месяц, если объем двигателя не превышает 2 000 куб. метров. Если же он превышает эту отметку, лимит увеличивается до 1 500 рублей.
  • Если это непродолжительная командировка, то размер компенсации определяется пропорционально дням.
  • Если сотрудник использует служебное авто, к отчету должны прикрепляться чеки АЗС.

Что делать, если работник не до конца израсходовал аванс? Неистраченные деньги сдаются в кассу компании.

Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника

При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.

Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.

Еомандировочные для дистанционного сотрудника

Направление дистанционного работника в головной офис: командировка или нет


Дидух Юлия Автор PPT.RU 21 июля 2017 Минтруд России разъяснил работодателям, является ли командировкой направление в головной офис организации работника, который трудится удаленно. Письмо чиновников поможет специалистам по кадрам не сделать ошибку при оформлении такой поездки.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Минтруд России опубликовал , в котором разъяснил, что если дистанционный работник был направлен в головной офис работодателя для выполнения служебного поручения, эту поездку следует признавать служебной командировкой.

Оформление поездки при этом должно происходить в соответствии с положением о командировках, действующим в организации. Чиновники напомнили работодателям, что по нормам дистанционной является работа, которую работник может выполнять вне места нахождения организации, либо ее филиалов и представительств.

Дистанционный труд происходит

Командировка дистанционного работника — к работодателю в офис оформление

» Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ). Что такое служебная командировка, сказано в ст.

166 Трудового кодекса. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ. Особенности документооборота

Сегодня многие компании имеют в своем штате удаленных сотрудников.

Иногда возникает необходимость выполнить служебные поручения лично в офисе или другом регионе. Считается ли такая поездка командировкой? Как документально все оформить?

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи: 310, 312, 166-168, 203, 259,49.1;
  2. Письма Минфина России: № 03-03-06/1/31945, № 03-03-06/1/30978, № 02-03-10/37209;
  3. Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ №749);
  4. Письмо Федерального Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554.
  5. Налоговый кодекс РФ: п.3 ст. 217;

Ознакомиться с указанными документами можно тут: Дистанционный сотрудник – лицо, выполняющее работу за пределами офиса компании и взаимодействующее с руководством при помощи информационных технологий, телекоммуникационных сетей. Примеры подобных профессий:

  1. бухгалтер;
  2. юрист и т.
  3. программист;
  4. консультант товаров и услуг;

Командировка дистанционного работника — к работодателю, в офис, оформление

Оформление служебной поездки такое же, как для сотрудников с рабочим местом на предприятии работодателя.

Если документооборот электронный, то у работодателя и дистанционного работника имеются электронные подписи (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Это позволяет обмениваться электронными документами и заверять их без посещения офиса. Обязательно оформляется приказ (форма Т-9) и отчет по авансу (форма № АО–1).

В некоторых компаниях локальными нормативами предусмотрено составление служебного задания.

Если его нет, цели определяются в приказе (распоряжении).

Если выезд осуществляется на служебном или личном автомобиле, это обязательно должно быть указано. К приказу прилагается смета расходов. В трудовом договоре дистанционного сотрудника его место работы определяется по месту проживания.

Поездки на объекты, расположенные в других населенных пунктах (в том числе в офис работодателя, расположенный в другом городе), оформляются как командировки.

Особенности оформления командировок дистанционных работников

Во многих компаниях программисты, , , консультанты работают дистанционно, выполняя служебные обязанности при помощи информационно-телекоммуникационных сетей, в первую очередь сети интернет. В рабочее время они располагаются вне офиса работодателя или места, которое он контролирует.

Финансисты признают их командировки обычными, так как на удаленных сотрудников распространяются традиционные нормы трудового законодательства при условии, что заключен договор о выполнении трудовых обязанностей дистанционно.

Дистанционный сотрудник не имеет у работодателя стационарного рабочего места (ч.1 ст.

312.1 ТК), поэтому выполняет свои обязанности в удобном для него месте. Руководство компании может отправить его в поездку, которая будет признана командировкой (письмо Минтруда № 14-2/ООГ-4733), так же как работника с местом работы в компании работодателя. Выезд по поручению работодателя оформляется с соблюдением требований: статей 166-168, 203, 259, 310 и особенностей гл.

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Дистанционная работа — особый вид трудовых отношений работника и работодателя.

Заключив трудовой договор с работодателем, дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне места его нахождения (ч.

1 ст. 312.1 ТК РФ). Командировка является элементом трудовых отношений (ст.

166 ТК РФ). Что такое служебная командировка, сказано в статье 166 Трудового кодекса. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения

Порядок оформления командировки дистанционному работнику

528 Содержание страницы С появлением компьютера некоторые специалисты получили возможность работать дистанционно.

Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:

  1. Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
  2. Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
  3. Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.
  4. Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
  5. Пункт 3 статьи 217 НК РФ.

Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.

Дистанционный работник может быть направлен в командировку

Вы здесь Дистанционная работа узаконена Трудовым кодексом РФ всего полгода назад.

Поэтому компаниям, использующим труд удаленных работников, порой требуются дополнительные разъяснения, в частности по вопросу о служебных поездках. Считается ли вызов таких работников в головной офис командировкой и как учитывать возникающие при этом затраты?

Как их квалифицировать? Разъяснения по этому поводу даны в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г. № и от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978.

Рассмотрим их подробнее. Нормы законодательства Финансисты согласны, что служебные поездки дистанционных работников – это обычные командировки.

Командировка дистанционного работника — к работодателю в офис оформление

» Оглавление Однако эксперты рекомендуют использовать приведенные выше формы, чтобы отношения между работодателем и служащим регулировались Трудовым кодексом.

Тогда при компенсации расходов не возникнет лишних вопросов у налоговой инспекции. Возмещение расходов По возвращении из командировки дистанционный сотрудник предоставляет авансовый отчет.

Выплата денежных средств возможна на зарплатную карточку – такая операция правомерна. Без

Дистанционный работник может быть направлен в командировку

Статьи для кадровиков Подробности Категория: Кадры Опубликовано: 01.11.2013 15:30 Дистанционная работа узаконена Трудовым кодексом РФ всего полгода назад.

Поэтому компаниям, использующим труд удаленных работников, порой требуются дополнительные разъяснения, в частности по вопросу о служебных поездках. Считается ли вызов таких работников в головной офис командировкой и как учитывать возникающие при этом затраты?

Поездки в офис и не только… Кроме программистов бухгалтеров и прочих удаленных работников, в строительной компании могут трудиться люди, представляющие ее интересы в другом регионе.

Например, специалист, курирующий строительство объектов. Такая работа предполагает регулярные поездки на объекты и в головной офис компании. Как их квалифицировать? Разъяснения по этому поводу даны в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г.

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Вы здесь Дистанционная работа — особый вид трудовых отношений работника и работодателя. Заключив трудовой договор с работодателем, дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне места его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Командировка является элементом трудовых отношений (ст.

166 ТК РФ). Что такое служебная командировка, сказано в статье 166 Трудового кодекса. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч.

2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Как отправить в командировку дистанционного сотрудника?

Ответ на вопрос: Да, в общем случае можно. Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:

  1. вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
  2. вне стационарного рабочего места;
  1. вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

дистанционная работа не предполагает присутствие дистанционного работника в офисе организации. Читайте подробнее о по этой ссылке.

При этом согласно ст. 312.1 ТК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ. Статьей 166 ТК РФ определено, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Командировка дистанционного работника

Выделим основные признаки дистанционной работы: 1.

Дистанционный работник выполняет трудовую функцию, определенную трудовым договором: • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности); • вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

2. Для выполнения своей трудовой функции дистанционный работник использует информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет. Таким же способом работодатель и работник взаимодействуют между собой при решении вопросов, связанных с выполнением работы.

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

«Зарплата», 2014, N 8

Считается ли командировкой поездка дистанционного работника в офис работодателя? Нужна ли оригинальная личная подпись работника на приказе о направлении в командировку? В какой момент и каким образом дистанционный работник должен отчитаться после возвращения из командировки?

Дистанционная работа — особый вид трудовых отношений работника и работодателя. Заключив трудовой договор с работодателем, дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне места его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в ст. 166 Трудового кодекса.

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Оформление командировки

Командировку дистанционного работника оформляют по общим правилам.

Перечень документов

Перед отправлением сотрудника в командировку оформляют:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
  • командировочное удостоверение (форма N Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Примечание. Считается ли поездка в офис командировкой

Место постоянной работы (нахождения) дистанционного сотрудника располагается вне места нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Следовательно, поездку из места работы дистанционного сотрудника в офис работодателя можно признать командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

При направлении сотрудника в командировку нужно оформить командировочные документы (в частности, приказ, служебное задание и т.д.).

После возвращения из командировки дистанционный работник составляет авансовый отчет (форма N АО-1) и прилагает к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Формы N N Т-9, Т-10, Т-10а утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форма N АО-1 — Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Однако компания может использовать самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Особенности оформления командировочного удостоверения

Общие правила. Командировочное удостоверение подтверждает факт и время пребывания работника в месте командировки.

После возвращения из командировки работник прикладывает его к авансовому отчету. Об этом говорится в п. п. 7 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках).

Эти правила распространяются и на дистанционных работников.

Примечание. Командировочное удостоверение при однодневной командировке

Командировочное удостоверение можно не оформлять при направлении сотрудника в командировку на один день (п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Нет отметки о прибытии и выбытии. Если у работника нет возможности проставить отметки о моменте приезда в место командировки и отъезда из него, факт нахождения в командировке можно подтвердить другими документами. В их числе:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
  • проездные документы, в которых указаны даты прибытия в место командировки и выбытия из него;
  • счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командировки.

Такие рекомендации приведены:

  • в п. 4 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291;
  • Письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Нужна ли оригинальная личная подпись работника на командировочных документах

В ряде командировочных документов необходима личная подпись работника. Например, в приказе о направлении в командировку, служебном задании.

Особый документооборот. Для обмена документами между дистанционным работником и работодателем предусмотрен электронный документооборот с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон. Это следует:

  • из ч. 4 и 5 ст. 312.1 Трудового кодекса;
  • ст. ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:

  • трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
  • копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Закона N 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России (minsvyaz.ru) в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Компенсация командировочных расходов

Работнику, направленному в служебную командировку, компания обязана возместить (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • оплату проезда и найма жилого помещения;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с ведома или разрешения администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291.

Примечание. Как выдать аванс командированному дистанционному работнику

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках). Дистанционному работнику аванс можно перечислить на банковскую карту (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ. От начисления НДФЛ освобождены все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Это предусмотрено в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса.

Следовательно, возмещение командировочных расходов дистанционному работнику в пределах норм освобождается от НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).

Страховые взносы. Компенсация командировочных расходов в пределах норм не облагается страховыми взносами. Основание:

  • пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ;
  • пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

Налог на прибыль

Компания вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов, выплаченных дистанционному работнику (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945). Эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание. Читайте на сайте электронного журнала «Зарплата» (e.zarp.ru)

В разделе «Книги» приложение «Командировочные расходы: расчет и налогообложение».

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример. ООО «Морской бриз» (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 г. директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В положении о командировках ООО «Морской бриз» указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

В командировке работник потратил:

  • на авиабилеты — 10 095,56 руб. (в том числе НДС — 1540 руб.);
  • на оплату проживания в гостинице — 25 304,45 руб. (в том числе НДС — 3860 руб.)

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку?

Решение. Бухгалтер ООО «Морской бриз» сделал следующие записи в бухгалтерском учете:

Дебет 71 Кредит 51

  • 45 000 руб. — перечислен аванс работнику перед направлением в командировку;

Дебет 44 Кредит 71

  • 7000 руб. (700 руб. x 10 дн.) — учтены в составе расходов суточные за 10 дней командировки;

Дебет 44 Кредит 71

  • 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. — 1540 руб.) + (25 304,45 руб. — 3860 руб.)] — учтены в составе расходов затраты на покупку авиабилетов и оплату проживания в гостинице за вычетом НДС;

Дебет 19 Кредит 71

  • 5400 руб. (1540 руб. + 3860 руб.) — отражен «входной» НДС;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19

  • 5400 руб. — принят к вычету «входной» НДС;

Дебет 51 Кредит 71

  • 2599,99 руб. [45 000 руб. — (7000 руб. + 30 000,01 руб. + 5400 руб.)] — перечислен работником неиспользованный остаток.

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Ссылка на основную публикацию